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Office manager

Office manager, pourquoi un terme anglais ?

A chacune de mes rencontres, lorsque je me présente, je sens comme une incompréhension lorsque je dis que je suis office manager.
Au premier abord, les gens doivent se dire, c’est quoi ce métier, qui s’exprime en anglais ?

C’est en anglais parce qu’il n’y a pas de traduction en français, on pourrait dire “second d’entreprise”, si le terme parle mieux aux puristes de notre belle langue française.

Un éclairage sur ce métier

C’est bel et bien un métier, il existe des formations, et des offres d’emplois.

https://www.walterspeople.fr

A l’origine, ce métier était souvent exercé dans les cabinets d’avocats, aujourd’hui de plus en plus de start-up et TPE embauchent des offices managers.

L’office manager est polyvalent, il épaule le Dirigeant, le seconde pour lui permettre de se dégager des aspects administratifs de la gestion de son entreprise.
Sa connaissance des différents rouages de l’entreprise, lui permet d’intervenir sur différentes fonctions, gestion administrative, communication, gestion commerciale, gestion
des achats, gestion de l’amélioration continue.

L’office manager intervient de façon transversale, et contribue à la réduction des coûts de l’entreprise, en optimisant l’utilisation des outils et l’organisation de l’entreprise.

Pour le Dirigeant, c’est un avantage indéniable, avoir un seul interlocuteur, capable de le seconder et de l’aider à gérer ses projets.

À temps partagé c’est possible

Pour les petites structures TPE ou indépendants, qui n’ont pas les moyens d’embaucher, mais qui auraient besoin d’un soutien pour quelques heures, il est possible de faire appel à un office manager indépendant.

Depuis deux ans, J’exerce mon métier en temps partagé, je travaille avec différents clients, et pour chacun j’ai une mission différente, c’est toute la richesse de mon métier, pas de routine !

Je peux seconder des Dirigeants, je peux former des assistantes aux outils bureautiques et d’efficacité professionnelles.
J’adapte mes missions aux besoins de mes clients, récurrentes ou ponctuelles, sur site ou à distance.

Ma position de dirigeante me permet de comprendre les problématiques de mes clients, qui se rapprochent souvent des miennes.

office manager

On en parle régulièrement

Retrouvez les articles sur mon blog.

Achats

Office manager et délégation

Office manager et fonction commerciale

 

 

Gestion du temps

Gestion du temps : un sujet clé

Nous avons tous des comportements différents face au temps qui passe. Certains sont organisés, d’autres non, le plus souvent nous avons l’impression de ne pas avoir assez de temps.

Et pourtant, nous disposons tous du même temps, alors comment expliquer que certains arrivent à accomplir des tas de choses, pendant que les autres n’avancent pas ?

Une mauvaise gestion du temps peut avoir des effets néfastes sur votre moral

Êtes vous conscients des effets néfastes qui pourraient découler d’une mauvaise gestion de votre temps ?

Parce qu’un dessin vaut mieux qu’un long discours, Option Prestation vous a concocté une petite infographie.

Prenez du recul

Réfléchissez à votre propre expérience et prenez les bonnes décisions.

 

 

gestion du temps - office manager - Option Prestation

 

 

Stress, pourquoi ?

Les facteurs de stress des dirigeants

Une étude de 2014, a recensé les causes liées au stress des dirigeants.
Option Prestation vous a concocté une petite infographie pour illustrer cette étude.

office-manager-option-prestation-stress-dirigeants

Vous vous reconnaissez dans cette étude ?

Une fois que l’on a fait ce constat, que met-on en place pour limiter ce stress ?

N’attendez pas de voir votre santé se dégrader, agissez !

Tout problème a une solution, alors en ce début d’année, plutôt que de prendre des résolutions que vous ne tiendrez sans doute pas, vous pourriez prendre le temps de réfléchir à votre quotidien et essayez de trouver des solutions pour réduire votre stress, afin que 2017 se passe mieux que 2016.

  • Vous avez trop de travail ? Êtes-vous bien organisé ? A qui pourriez-vous demander de
    l’aide ?
  • Quelle est votre réelle valeur ajoutée pour votre entreprise ? Vous pourriez vous concentrer sur votre savoir- faire, et trouver des solutions pour déléguer le reste.
  • Qu’avez-vous envie de faire ? qu’est-ce que vous aimez faire ? qu’est ce que vous n’aimez pas faire ? Prenez le temps de répondre à toutes ses questions.
  • Quels sont vos objectifs ? votre stratégie pour votre entreprise ? Pour mettre un plan d’actions en place, la réponse à ses questions doit être claire pour vous.

Un regard extérieur pour vous aider à faire le point

Je peux vous apporter un regard extérieur et vous proposer de réfléchir avec vous à toutes ses questions, ensemble formalisons tous ces points pour que vous puissiez prendre des décisions.

Contactez-moi, rencontrons-nous, après vous avoir écouté, je vous proposerai un petit bout de chemin commun pour vous aider à réduire votre dose de stress.

Vous êtes important, important pour vos proches, important pour votre entreprise, alors ne vous négligez pas, préoccupez-vous de vous !

 

 

 

Le tableau de bord

Le tableau de bord, un outil indispensable pour piloter une activité”, c’était le thème de l’atelier que j’ai animé le 13 octobre dernier, pour la FFMAS Isère  (Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat), cet atelier a rencontré un certain succès comme en témoigne la dernière newsletter de l’association.

Alors pourquoi, ne pas faire un article sur le sujet ?

Un outil de gestion

Règle des 3 U

Le tableau de bord doit être Utile, Utilisable et Utilisé.

Les 4 usages du tableau de bord

C’est un outil :

  • De mesure et de diagnostique.
  • De dialogue et de communication.
  • D’information.
  • De prise de décision.

Les clés de la réussite consistent à tenir compte de ces quatre usages.
Le tableau de bord ne doit pas être utilisé pour demander des justificatifs, ne doit pas être imposé mais partagé, et pour finir il doit être convivial.

Les étapes de la conception

  1. Lancement : Engagement de la direction – Sensibilisation des opérationnels – Création d’un groupe de travail.
  2. Recueil : Formalisation des missions – Besoins des utilisateurs – Inventaire des informations existantes.
  3. Conception : Conception et mise au point – tests – démarrage.

Choix des indicateurs

Les indicateurs sont de 3 types :

  • De performance (atteinte du résultat).
  • De pilotage (Analyse de la performance).
  • D’éclairage (apport d’informations extérieures).

Les indicateurs doivent être SMART : Spécifiques – Mesurables – Atteignable – Réalisable – Temporisé.

Tableau de bord : Excellez avec Excel

La conception

Ne vous lancez pas bille en tête sur Excel, réfléchissez avec papier et crayon au tableau de bord que vous souhaitez réaliser.

Etablissez des règles de couleurs, pensez à la recopie des formules, vérifiez vos calculs avec des chiffres simples, réglez vos formats et définissez la mise en forme en dernier lieu.

Les Trucs et astuces pour une meilleure utilisation d’Excel

Pour éviter les erreurs de saisies, utilisez les listes de données validées.

Pour faciliter la lecture des formules, nommez les champs.

Utilisez la couleur pour désigner des cellules avec calcul automatique.

La mise en forme

Utilisez les mises en forme conditionnelles.

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Utilisez les “sparklines”, qui vous permettent d’afficher des tendances.

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Choisissez bien vos représentations graphiques, courbes, histogrammes, camemberts, radars, selon les informations à mettre en valeur, vous utiliserez l’une ou l’autre de ces représentations.

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A vous de jouer maintenant !

 

Bibliographie :

‘L’essentiel du tableau de bord’ – Alain FERNANDEZ – Collection gestion de projets

‘La boite à outils de l’assistante’ – Christine Harache et Hélène Tellitocci – Editions Dunod

 

Gestion du temps

Gestion du temps, 7 lois sur l’organisation du travail pour vous inspirer, petit tour d’horizon pour bien vous organiser à la rentrée.

1 – La loi de Parkinson

     (Cyril Northcote Parkinson, historien britannique 1909-1993)

Toute activité tend à occuper la totalité du temps disponible.

Autrement dit, si vous vous donnez un mois pour faire un travail qui pourrait être fait en une semaine, vous prendrez un mois pour le faire.

→ Définissez des temps de réalisation adaptés, pour garantir un travail réalisé dans un              temps optimal. Donnez vous des objectifs SMART bien sûr !

2 – La loi de Douglas

(Pas d’information sur M. DOUGLAS, mais beaucoup d’articles y font référence, bon de toute façon qui que ce soit, ce n’est pas mauvais à prendre !)

Plus j’ai de place sur mon bureau, plus j’en étale et moins je trie.

Votre bureau est envahi de dossiers, vous passez un temps infini à chercher les documents dont vous avez besoin, idem pour votre bureau virtuel.

→ Prenez le temps de ranger votre environnement de travail, vous vous sentirez mieux à          coup sûr.

→ Réfléchissez à la façon la plus logique pour vous d’organiser vos dossiers sur votre
bureau et dans votre ordinateur. Comme le préconise la méthode 5S, triez, jetez, vous
gagnerez en temps et en efficacité.

3 – La loi de Carlson

(Sune Carlson – économiste Suédois 1909-1999)

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.

Les interruptions, nuisent à votre productivité.

→ Soyez conscient des interruptions qui pourraient vous déranger et faites le nécessaire
pour les éviter.

4 – La loi d’Illich

(Ivan illich, penseur Autrichien, 1929-2002)

Plus je travaille, moins je suis efficace.

Inutile d’aller au delà de votre seuil maximum d’attention, plus vous vous acharnerez, moins vous serez efficace. La durée de concentration est estimée à 45 minutes maximum.

→ Faites des pauses, essayez la technique Pomodoro par exemple.

5 – Le principe de Pareto

(Vilfredo Pareto, sociologue et économiste Italien, 1848-1923)

80% des effets sont produits par 20% des causes.

La loi des 80/20 est applicable dans de nombreux domaines.

→ Hiérarchisez vos priorités, apprenez à dire non, et déléguez les tâches non
indispensables.

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6 – La loi de Laborit

(Henri Laborit, chirurgien et neurobiologiste, 1914-1995)

Je commence par ce qui me plaît le plus, le reste, on verra plus tard.

On nomme également cette loi, la loi du moindre effort.

→ Pour ne pas céder à la tentation, planifiez vos tâches les plus difficiles en début de
journée ou au moment où vous êtes le plus en forme.

7 – La loi de Fraisse

(Paul FRAISSE, psychologue Français, 1911-1996)

Plus l’activité est intéressante, plus le temps passe vite.

La notion du temps est subjective, avec une activité plaisante, nous trouverons qu’il passe vite, avec une activité déplaisante, il nous paraîtra interminable…

→ Soyez vigilant, ne laissez pas les activités qui vous plaisent, occuper tout votre temps.

 

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L’outil PICASSO

Avez-vous des difficultés pour argumenter ?

Argumenter avec l’outil PICASSO peut vous aider à vaincre vos difficultés.
Vous est-il déjà arrivé d’être frustré parce que vous n’avez pas réussi à convaincre vos interlocuteurs ? Vous dire une fois l’entretien terminé, j’aurai dû lui dire ça, ou ça…. ?

Pour votre prochaine argumentation, Option Prestation vous propose de vous préparer en utilisant l’outil PICASSO.

L’outil PICASSO qu’est ce que c’est ?

C’est une méthode qui vous permet de construire un argumentaire adapté à votre interlocuteur pour le convaincre. L’idée étant de tenir compte de sa sensibilité.

Cette méthode peut par exemple être utilisée dans le cadre d’un changement d’organisation.
Vous n’allez pas forcément rallier tout le monde à votre cause, mais si vous obtenez une majorité c’est déjà bien.

L’outil PICASSO met en avant les sensibilités.

Pouvoir (Votre interlocuteur se préoccupe de sa position au sein de l’organisation)
Rôle majeur, influence sur le cours des choses et sur les personnes…

Innovation (Votre interlocuteur aime la nouveauté)
Différenciation, innovation, originalité…

Confort (Votre interlocuteur n’aime pas trop changer ses habitudes)
Horaires, absence de problème, peu de changement d’habitude…

Argent (Votre interlocuteur est intéressé par ce qu’il a à gagner)
Rentabilité, primes, gains de coûts….

Sécurité (Votre interlocuteur a besoin d’être rassuré)
Suppression des risques, continuité, clarté…

Sympathie (Votre interlocuteur attache de l’importance à la convivialité)
Ambiance agréable et propice aux échanges, absence de conflits…

Orgueil (Votre interlocuteur a besoin de se faire valoir)
Valorisation personnelle, compétition…

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Mode d’emploi de l’outil PICASSO

1 – Avant l’entretien

Vous aurez préparé votre argumentaire en détaillant pour chaque type de sensibilité :  Avantages, Preuves, BénéficeVous serez ainsi, préparé à réagir à tous types de réactions.

Cette préparation vous permettra de renforcer votre pouvoir de persuasion.
Veillez à être factuel et à bien mettre en évidence les interrogations que pourraient avoir vos interlocuteurs.

2 – Pendant l’entretien

Soit vous connaissez votre interlocuteur, soit vous ne le connaissez pas, soit vous croyez le connaître !
Lors de votre entretien écoutez le bien pour détecter sa sensibilité principale. Les mots qu’il va utiliser vous permettront de le cerner et d’argumenter en conséquence.

Cet outil est souvent utilisé par les commerciaux, c’est sans doute une preuve de son efficacité.

A vous de trouver les bons arguments pour convaincre.

Utiliser PICASSO, c’est se donner le temps de prendre en compte tous les éléments qui vous permettront d’obtenir l’adhésion de vos collaborateurs.
Pourquoi ne pas essayer de mettre toutes les chances de votre côté en essayant de vous mettre dans la peau de vos interlocuteurs ?

Préparez vous en utilisant cet outil.

 

 

 

Bibliographie : La boite à outils de l’organisation – Benoit POMMERET – Editions DUNOD

Préparez la rentrée

Comment préparer la rentrée ?

Préparez la rentrée en faisant le point sur votre quotidien. La période estivale est propice à la détente et pourquoi pas à la prise de recul.

Depuis le début de l’année vous n’avez pas levé la tête, vous avez manqué de temps pour réaliser tous vos projets, vous avez dû reporter certaines tâches, vous êtes fatigué(e) et vous vous demandez combien de temps vous allez pouvoir continuer à ce rythme là.

Et si vous profitiez de la période estivale pour prendre du recul ?
Option Prestation vous propose d’utiliser des outils pour vous aider à y voir plus clair :

Le SWOT

Le SWOT est un outil d’aide à la décision qui va vous aider à prendre du recul sur votre situation.

D’un point de vue interne : Quels sont vos forces et faiblesses ?
D”un point de vue externe : Quelles sont vos opportunités et qu’est ce qui vous menace ?

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Pour plus de détails vous pouvez vous reporter à mon article sur le SWOT :

Outil SWOT ou EMOFF

La matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower, vous permet de faire la part des choses entre ce qui est important et ce qui est urgent.

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La lecture de l’article sur l’organisation vous donnera plus de détails sur la matrice d’Eisenhower.

Besoin de vous organiser ?

 

Quelques conseils sur la gestion de votre temps

  • Pensez plan d’actions
  • Priorisez vos actions
  • Utilisez votre agenda
  • Gérez vos mails
  • Prenez l’habitude de ne faire qu’une chose à la fois

Et si malgré tout ça vous ne pouvez pas faire face, déléguez !

Déléguez auprès de vos collègues ou faites appel à des prestataires extérieurs.

Je suis office manager, c’est un métier polyvalent, je peux vous aider dans différents domaines, appelez-moi !

 

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Bientôt les vacances, partez serein !

Bientôt les vacances, comment en profiter pleinement ?

Bientôt les vacances, il faut mettre les dossiers à jour avant de partir, transmettre les consignes aux collègues, bref c’est le stress pour vous et pour vos collègues qui se demandent comment ils pourront faire face en votre absence.

Pour que vos vacances soient réellement bénéfiques, il vous faut faire une vraie coupure, pas de coups de fils de collègues qui vous demandent où vous avez classé le dossier Y, ou les coordonnées de M. X.

Les vacances, vous les avez bien méritées, vous avez travaillé dur toute l’année, pour être efficace à la rentrée, vous avez besoin de cette coupure, mettez toutes les chances de votre côté :

La règle d’or, c’est l’anticipation :

1 – Informez au moins deux personnes de l’avancement de vos dossiers en cours (La personne         qui va vous remplacer et votre responsable hiérarchique).

2 – Assurez-vous qu’en votre absence vos collègues sachent retrouver vos documents.

3 – Pensez à mettre à jour votre message d’absence sur vos messageries mail et téléphone.

4 – Réalisez une bible de poste.

La bible de poste :

Son objectif, permettre à quiconque de gérer votre poste en cas d’absence.

C’est un travail intéressant qui va vous pousser à vous interroger sur le sens de vos actions et sans doute vous permettre d’optimiser vos tâches.

  • Listez vos tâches.
  • Créez une fiche descriptive, étape par étape, pour chaque tâche, y associer les documents nécessaires à la réalisation de la tâches (créer des liens vers ces documents), mentionnez le nom et les coordonnées de chacun des contacts qui interagissent avec vous pour la réalisation des tâches.
  • Classez vos fiches par ordre alphabétique ou par type de tâche.
  • Enregistrez vos documents sur le réseau dans un répertoire accessible à toute personne susceptible de vous remplacer.
  • Pensez à mettre cette bible à jour.

Et maintenant tout devient possible, Passez de bonnes vacances et revenez en forme !

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Invitation à jouer !

Nous avons tous un point commun :
Nous avons tous joué enfants et nous sommes nombreux à toujours jouer à l’âge adulte !

Jouer au travail ? Vous n’y pensez pas ! ce n’est pas sérieux !
Et pourtant….

Le jeu en entreprise, dans quel but ?

Le jeu vous permet de résoudre des problèmes communs avec l’adhésion de tous les protagonistes. Vous pourrez ainsi :

  • Développer la créativité et renforcer l’engagement de vos équipes.
  • Cerner les causes de problèmes et trouver des solutions.
  • Renforcer vos capacités d’écoute et améliorer la compréhension de vos environnements.

Le jeu au service de l’innovation en entreprise.

On en parle de plus en plus, oui, le jeu est une façon de collaborer très motivante.
Qu’il soit improvisé ou préparé, il vous permettra après avoir exploré, expérimenté, tâtonné d’atteindre un but (qui d’ailleurs ne sera pas forcément le but fixé au départ), pour résoudre un problème.

Le jeu en 5 étapes :

2 étapes pour la conception du jeu :

1 – Imaginer l’univers du jeu
2 – Création du jeu

  • Définition des limites du jeu (début, contour et fin)
  • Définition des règles du jeu (Quelles sont les lois de ce monde virtuel ?)
  • Artefacts (Qui va jouer ? Avec quoi va t-on jouer ?)

3 étapes pour jouer

1 – Entrer dans le jeu (Faire adhérer les participants)
2 – Explorer (Atteindre les objectifs en tenant compte des contraintes définies au préalable)
3 – Sortir du jeu (Atteindre le but du jeu)

 Envie de jouer ?

Faites appel à un cabinet de consultants spécialisés dans le management par le jeu, lisez des bouquins, formez-vous.

L’innovation par le jeu c’est quand même plus fun que les réunions barbantes qui souvent ne débouchent sur rien de très concret. Osez !

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Bibliographie : Game Storming – David Gray – Sunni Brown – James Macanufo – Editions Diateino

Dysfonctionnement organisationnel

Comment résoudre un dysfonctionnement d’organisation ?

Vous êtes confronté à un problème ? il y a un dysfonctionnement dans votre organisation ?
Ne foncez pas tête baissée. Il est important de choisir la bonne méthode pour le résoudre.

Votre objectif, c’est qu’il ne se reproduise pas !

Chercher des solutions sans évaluer le problème, n’est pas la bonne méthode.
Pour résoudre un problème, il ne faut pas bruler les étapes.

Les dysfonctionnements génèrent des coûts et du stress, mieux vaut ne pas les prendre à la légère.

Option Prestation, vous propose quelques méthodes et outils pour vous aider à bien résoudre vos problèmes :

La méthode OPEA pour les problèmes d’ordre administratif

La méthode OPEA est bien adaptée pour résoudre des problèmes d’ordre administratif de façon méthodique.

Observer 
Rechercher des informations factuelles, cerner et quantifier le problème.

Poser le problème
Exposer le problème de façon claire et compréhensible de tous.
Un problème bien exposé est déjà en partie résolu.

Expliquer
Il s’agit, ici, d’expliquer les causes du problème. Lorsqu’il y a plusieurs causes on s’attachera à les prioriser ce qui permettra de résoudre, en premier, celles qui se produisent le plus souvent.

Améliorer
Des critères doivent être établis au préalable pour classer les solutions entre-elles.
On améliorera ensuite la situation en mettant l’accent sur les solutions les plus économiques, les plus faciles ou les plus rapide à mettre en oeuvre selon ses propres priorités.

La méthode CARREDAS

Méthode de résolution de problèmes en 8 étapes, à appliquer en groupe.

Caractériser le problème (Outil 3QOCP)
Analyser le problème (Outil 3QOCP)
Rechercher les causes (Outil 5M et 5P)
Rechercher les solutions (Outil brainstorming)
Essayer/tester
Décider (Matrice de décision)
Appliquer (Plan d’action)
Suivre (Tableau de bord)

La méthode AMDEC pour fiabiliser les processus

L’AMDEC est une méthode qui permet d’améliorer et de fiabiliser les processus.
On peut l’utiliser soit pour créer un processus, soit pour améliorer un processus existant.
Pré requis : Il faut créer un groupe de travail et nommer un animateur qui sera garant de la méthode.

Analyse des Modes de Défaillances de leurs Effets et de leur Criticité

Il s’agira dans ce contexte :

  • de clarifier ce qu’est un processus et sa finalité.
  • de recenser les différentes activités du processus, de lister toutes les défaillances par activité.
  • de coter la criticité de chaque défaillance en pondérant détection, occurrence, gravité.

Quelques outils

Pour résoudre des dysfonctionnements, il faut, dans un premier temps, être capable de faire un état des lieux factuel, et dans un second temps, faire appel à toute votre créativité pour mettre en place des solutions.

Pour l’état des lieux

Le questionnement systématique : 3QOCCP
Poser le problème en s’interrogeant :
Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?

Les 5 Pourquoi : 5P
Pour être sûr d’aller au bout du questionnement, se poser 5 fois la question : “Pourquoi ?”

Pour la recherche de solutions

La séance de brainstorming

Un groupe de travail et un animateur.
L’objectif de cette séance est de faire fuser des idées dans un temps limité.
C’est la quantité d’idées émises qui prévaut, les idées les plus folles sont admises, il ne doit pas y avoir de censure, et il ne faut pas hésiter à rebondir sur les idées émises.

La carte mentale  ou schéma heuristique

Permet de produire des idées et d’explorer un sujet de façon globale.
On place le sujet au centre d’une page blanche, on trace des branches principales et secondaires. Il existe des logiciels pour vous aider à le faire.

ISHIKAWA ou les 5M

Ce diagramme permet de visualiser comment s’organisent les causes du problème.
Lorsque vous travaillez en groupe, il facilite la compréhension du problème par tous.

 

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Gagnez en efficacité en utilisant des méthodes

L’utilisation de méthodes, permet de gagner du temps, mais pas seulement, cela permet également de détecter les faux problèmes et de trouver de vraies solutions.

Faites participer vos collaborateurs, utilisez toutes les ressources à votre disposition.

N’hésitez pas à vous renseigner, à vous former, il existe d’autres méthodes de résolution de problème, elles ne sont pas toutes présentées dans cet article.

Pensez à faire appel à un regard extérieur, c’est souvent très constructif.
Seul on va vite, à plusieurs on va loin !

 

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Bibliographie :

La boite à outils de l’organisation – Editions Dunod
La boite à outils de l’assistante – Editions Dunod